Mike

Eventplanung und -konzeption

Mike ist Ihr Experte für Eventplanung und -konzeption, der Ihre Visionen in einzigartige Erlebnisse verwandelt.

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Die Abfrage für eine Konzeption erfolgt durch das Ausfüllen eines spezifischen Textes, der als Vorlage dient. Innerhalb dieser Vorlage ersetzen Sie die in eckigen Klammern gesetzten Begriffe, Orte oder Anforderungen durch Ihre individuellen Angaben. Kopieren Sie anschließend den angepassten Text und fügen Sie ihn in den Chat ein, um ihn zu senden. Nach dem Versenden haben Sie die Möglichkeit, das Ergebnis im PDF-Format herunterzuladen. Bitte beachten Sie, dass diese Anfrage ausschließlich registrierten Benutzern zur Verfügung steht. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Informationen effizient erfasst werden, um eine maßgeschneiderte Konzeption zu erstellen. Durch die genaue Befolgung der Anweisungen kann ein reibungsloser Ablauf gewährleistet und ein optimales Ergebnis erzielt werden. Es ist wichtig, sorgfältig vorzugehen und alle erforderlichen Daten präzise einzufügen, um den bestmöglichen Nutzen aus diesem Service zu ziehen.

Beispielanfragen (Promts)

Konzeptionen und TR für Konzerte

Erstelle mir eine Konzeption für ein Konzert mit 2000 Personen in einer geeigneten Halle.

Erstelle mir einen Technical Rider für eine Musikgruppe (Rock) mit folgender Besetzung: Schlagzeug, Bassgitarre, Leadgitarre, Sologitarre, Keyboard.

Konzeptionen für Geburstage

Erstelle mir eine Konzeption für eine Geburtagsfeier mit 200 Personen in einer geeigneten Location.

Konzeptionen für Versammlungen

Erstelle mir ein komplettes Konzept für eine Aktiengesellschaft Hauptversammlung mit 1000 Mitgliedern. Es gibt 10 Vorstände auf der Bühne, ein Rednerpult auf der Bühne und die Mitglieder im Saal dürfen zu einem angesetzten Zeitpunkt auch Fragen stellen. Weitere Angaben für die Liste: Zeitplan, Technik, Catering und die Technikliste (Technical Rider)

Beispielergebnisse

Beispielergebnisse für diene Versammlung (Aktionärsversammlung)

Komplettes Konzept für die Hauptversammlung der [Name der Aktiengesellschaft]

Allgemeine Informationen:

Datum: [Datum der Veranstaltung]
Ort: [Veranstaltungsort mit Adresse]
Anzahl der Teilnehmer: Ca. 1000 Aktionäre
Beginn der Veranstaltung: [Uhrzeit]
Ende der Veranstaltung: [Uhrzeit]

Zeitplan:

08:00 – 09:30 Uhr: Registrierung und Empfang der Aktionäre
- Empfangsbereich mit ausreichend Personal für Check-in
- Ausgabe von Stimmkarten, Namensschildern und Veranstaltungsunterlagen
09:30 – 09:45 Uhr: Eröffnung der Hauptversammlung
- Begrüßung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
09:45 – 10:30 Uhr: Bericht des Vorstands
- Präsentation des Geschäftsberichts und der Unternehmensentwicklung
- Nutzung von Präsentationsmedien (Slides, Videos)
10:30 – 11:00 Uhr: Finanzbericht
- Vorstellung des Jahresabschlusses durch den Finanzvorstand
- Ausblick auf das kommende Geschäftsjahr
11:00 – 11:15 Uhr: Kaffeepause
- Leichte Snacks und Getränke im Cateringbereich
11:15 – 12:30 Uhr: Aussprache und Fragen der Aktionäre (1. Runde)
- Moderierte Fragerunde mit Mikrofonen im Saal
- Zeitlimit pro Frage/Beitrag (z.B. 3 Minuten)
12:30 – 13:30 Uhr: Mittagspause
- Buffet mit Auswahl an warmen und kalten Speisen
- Berücksichtigung von vegetarischen und veganen Optionen
13:30 – 14:30 Uhr: Beschlussfassung über Tagesordnungspunkte
- Abstimmungen zu vorgeschlagenen Beschlüssen
- Nutzung von elektronischen Abstimmungssystemen
14:30 – 15:15 Uhr: Wahlen
- Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und anderen Gremien
- Vorstellung der Kandidaten
15:15 – 15:30 Uhr: Kaffeepause
- Erfrischungen und Snacks
15:30 – 16:30 Uhr: Aussprache und Fragen der Aktionäre (2. Runde)
- Fortsetzung der Fragerunde
- Abschlussdiskussion
16:30 – 17:00 Uhr: Schlusswort
- Zusammenfassung der Ergebnisse
- Dank an die Aktionäre
- Verabschiedung durch den Vorstandsvorsitzenden
Ab 17:00 Uhr: Ende der Veranstaltung und Networking
- Möglichkeit zum informellen Austausch im Foyer

Technik und Ausstattung:

Bühnenaufbau:

Bühnenfläche: Mindestens 12 Meter Breite x 6 Meter Tiefe
Podium: Podiumstisch für 10 Vorstandsmitglieder mit Namensschildern
Rednerpult: Zentral auf der Bühne platziert
Dekoration:
- Firmenlogo im Hintergrund (Backdrop oder LED-Wand)
- Pflanzen und ansprechendes Bühnenbild
Sitzgelegenheiten: Bequeme Stühle für die Vorstandsmitglieder
Zugang: Treppen oder Rampen für sicheren Zugang zur Bühne

Audiotechnik:

Mikrofone:
- 10 x Schwanenhalsmikrofone für Vorstandsmitglieder
- 1 x Rednerpult-Mikrofon
- 4 x Funk-Handmikrofone für Fragen aus dem Publikum
- 2 x Ersatzmikrofone (Backup)
PA-System:
- Hochwertiges Soundsystem für klare Sprachverständlichkeit
- Ausreichende Lautsprecher für gleichmäßige Beschallung des gesamten Saals
Audiomixer:
- Digitales Mischpult mit mindestens 24 Kanälen
Audiotechniker:
- Erfahrener Tontechniker vor Ort zur Steuerung

Videotechnik:

Präsentationsmedien:
- Großbildleinwand oder LED-Wand hinter der Bühne (mindestens 8 x 4,5 Meter)
- Seitliche Bildschirme für bessere Sichtbarkeit
Projektoren:
- Hochleistungsbeamer mit hoher Auflösung
Kameras:
- 2-3 HD-Kameras für Live-Übertragung auf Leinwände und Aufzeichnung
Videomischer:
- Zur Steuerung von Live-Bildern und Präsentationen
Präsentationssteuerung:
- Laptop oder Medienserver für Präsentationen
- Fernbedienung für Vortragende
Videotechniker:
- Fachpersonal für reibungslose Abläufe

Lichttechnik:

Grundbeleuchtung:
- Ausreichende Ausleuchtung der Bühne und des Podiums
Akzentbeleuchtung:
- Fokuslichter auf Rednerpult und Vorstandsmitglieder
Ambientebeleuchtung:
- Anpassbare Saalbeleuchtung für angenehme Atmosphäre
Lichtsteuerung:
- Digitales Lichtpult mit erfahrenem Lichttechniker

Kommunikationstechnik:

Abstimmungssystem:
- Elektronische Abstimmungsgeräte für alle Aktionäre
- Software für Echtzeit-Auswertung und Anzeige der Ergebnisse
Saalmikrofone:
- Mikrofone auf Ständern oder mobile Mikrofone für Aktionärsfragen
Technische Infrastruktur:
- Stabile Verkabelung und kabellose Lösungen für maximale Flexibilität
IT-Support:
- Vor Ort für technische Unterstützung

WLAN & Internet:

Netzwerkinfrastruktur:
- Schnelles und stabiles WLAN für Veranstaltungszwecke
- Gesichertes Netzwerk für Abstimmungssysteme und Präsentationen

Catering:

Empfang (08:00 – 09:30 Uhr):

Getränke:
- Kaffee, Tee, Wasser, Säfte
Snacks:
- Gebäck, Croissants, belegte Brötchen, Obst

Kaffeepausen (11:00 – 11:15 Uhr & 15:15 – 15:30 Uhr):

Getränke:
- Kaffee, Tee, Softdrinks, Wasser
Snacks:
- Kekse, Muffins, Obst, Sandwiches

Mittagessen (12:30 – 13:30 Uhr):

Buffet:
- Vorspeisen: Verschiedene Salate, Suppen
- Hauptgerichte:
  - Fleischgerichte (z.B. Hähnchen, Rind)
  - Fischgerichte (z.B. Lachsfilet)
  - Vegetarische Optionen (z.B. Pasta, Gemüseauflauf)
- Beilagen: Reis, Kartoffeln, Gemüse der Saison
- Desserts: Kuchen, Pudding, Obstsalat
Getränke:
- Wasser, Softdrinks, Säfte

Besonderheiten:

Diätetische Anforderungen:
- Vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei
Servicepersonal:
- Professionell und freundlich
Cateringbereich:
- Ausreichend Sitzplätze
- Dekorativ gestaltet für ein angenehmes Ambiente

Technikliste (Technical Rider):

Audio:

Mischpult:
- Digitales Mischpult (z.B. Yamaha CL5) mit mindestens 24 Eingängen
Mikrofone:
- 10 x Schwanenhalsmikrofone für Podiumstisch
- 1 x Rednerpult-Mikrofon
- 4 x Funk-Handmikrofone für Publikum
- 2 x Reserve-Mikrofone
Lautsprecher:
- Line-Array-Systeme für Hauptbeschallung
- Zusätzliches Frontfill und Delay-Lautsprecher für gleichmäßige Abdeckung
Monitoring:
- Bühnenmonitore für Vorstandsmitglieder (falls erforderlich)

Video:

Projektoren/LED-Wände:
- Hauptleinwand hinter der Bühne (min. 8 x 4,5 Meter)
- Seitliche Leinwände oder Bildschirme
Kameras:
- 2-3 HD-Kameras für Live-Übertragung und Aufzeichnung
Videomischer:
- Professioneller Videomischer für Signalverteilung
Präsentationsgeräte:
- Laptop oder Medienserver mit aktueller Präsentationssoftware
Anschlüsse:
- HDMI, SDI, VGA je nach Bedarf

Licht:

Beleuchtung:
- Frontlichter (Fresnel, Profil)
- Backlights für Tiefenwirkung
- Dekorative Lichtelemente (z.B. LED-Bars)
Steuerung:
- DMX-fähiges Lichtpult
Ambiente:
- Anpassbare RGBW-Lichter für stimmungsvolle Beleuchtung

Abstimmungssystem:

Geräte:
- 1000 x elektronische Abstimmungsgeräte
Software:
- Echtzeit-Auswertung und Ergebnisanzeige
Netzwerk:
- Sicheres und stabiles Funknetzwerk

Kommunikation:

Intercom-System:
- Für Kommunikation zwischen Technikern und Organisationsteam
WLAN:
- Getrennte Netzwerke für Veranstaltungsbetrieb und Gäste

Stromversorgung:

Anschlüsse:
- Ausreichend Stromkreise für Audio, Video und Licht
Notstrom:
- USV-Systeme für kritische Komponenten

Weitere Überlegungen:

Sicherheit:

Personal:
- Security-Personal für Einlasskontrolle und Sicherheit im Saal
Notausgänge:
- Deutlich markiert und frei zugänglich
Erste Hilfe:
- Sanitätsdienst vor Ort

Logistik:

Parkplätze:
- Ausreichend Parkmöglichkeiten für Teilnehmer
Barrierefreiheit:
- Zugang für Personen mit eingeschränkter Mobilität
Beschilderung:
- Klare Wegweiser zu allen Bereichen (Registrierung, Saal, Catering)

Mitarbeiter:

Hostessen/Stewards:
- Für Unterstützung der Teilnehmer
Technisches Personal:
- Audio-, Video-, Lichttechniker
Moderation:
- Professioneller Moderator für Ablaufsteuerung

Zusammenfassung:

Die Hauptversammlung ist eine wichtige Veranstaltung für die Kommunikation zwischen Vorstand und Aktionären. Ein reibungsloser Ablauf, professionelle technische Ausstattung und ein angenehmes Ambiente tragen maßgeblich zum Erfolg bei. Durch die detaillierte Planung von Zeitplan, Technik, Catering und weiteren Aspekten wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer gut informiert sind und ihre Rechte wahrnehmen können.

Hinweis: Alle Angaben sollten individuell auf die spezifischen Anforderungen und Wünsche des Unternehmens abgestimmt werden. Es empfiehlt sich, mit professionellen Eventagenturen und Technikdienstleistern zusammenzuarbeiten, um höchste Qualität zu gewährleisten.

Beispielergebniss für einen TR (Technical Rider)

Technischer Rider für eine Rockband

Besetzung:

Schlagzeug
Bassgitarre
Leadgitarre
Sologitarre
Keyboard

Der folgende technische Rider dient als Leitfaden für Veranstalter, Tontechniker und Bühnentechniker, um den reibungslosen Ablauf eines Konzerts mit der oben genannten Besetzung sicherzustellen. Bitte lesen Sie diesen Rider sorgfältig durch und setzen Sie sich bei Fragen oder Unklarheiten mit dem technischen Ansprechpartner der Band in Verbindung.

1. Allgemeine Informationen

Ankunftszeit der Band: [Zeitpunkt festlegen]
Soundcheck: Mindestens 2 Stunden vor Einlass des Publikums
Bühnenzeiten:
- Einlass Publikum: [Zeitpunkt festlegen]
- Konzertbeginn: [Zeitpunkt festlegen]
- Konzertlänge: Ca. 90 Minuten
Kontaktpersonen:
- Tourmanager/Bandleader: [Name, Telefonnummer, E-Mail]
- Technischer Leiter: [Name, Telefonnummer, E-Mail]

2. Bühnenanforderungen

Bühnenmaße:

Mindestgröße: 10 m Breite x 6 m Tiefe x 0,6 m Höhe
Bühnenboden: Stabil, eben und rutschfest
Bühnenelemente: Alle Kabel müssen sicher verlegt und abgeklebt sein
Teppiche: Bereitstellung von Teppichen für Schlagzeugbereich und Gitarristen (Verhinderung von Verrutschen)

Backstage-Bereich:

Umkleideraum: Sauberer, abschließbarer Raum mit Spiegeln, Sitzgelegenheiten und Haken für Kleidung
Verpflegung: Getränke (Wasser, Softdrinks), Snacks und leichte Mahlzeiten
Zugang: Nahe der Bühne, sicherer Zugang ohne Publikumsverkehr

3. PA-System und Beschallung

Front of House (FOH):

Mischpult: Digitales Mischpult mit mindestens 32 Eingängen (z.B. Yamaha CL5, Allen & Heath dLive)
Effekte: Hall, Delay, Kompressoren, Gates verfügbar
FOH-Position: Zentral vor der Bühne, nicht unter Balkonen oder verdeckten Bereichen

PA-System:

System: Hochwertiges Line-Array oder vergleichbares System für gleichmäßige Schallverteilung
Leistung: Ausreichend dimensioniert für die Veranstaltungsgröße (ca. 110 dB SPL an der FOH-Position)

Monitoring:

Monitorwege: Mindestens 6 separate Wege (In-Ear oder Wedges)
Monitore: Hochwertige Bühnenmonitore (z.B. d&b M4) oder In-Ear-Monitoring-Systeme
Monitor-Mischpult: Separates Pult oder digitale Splits für individuelle Mischungen

4. Mikrofone und Input-Liste

Input-Liste:

Kanal	Quelle	Mikrofon/DI	Bemerkungen
1	Kick Drum In	Shure Beta 91A	In der Bass Drum
2	Kick Drum Out	AKG D112	Vor der Bass Drum
3	Snare Top	Shure SM57
4	Snare Bottom	Shure SM57	Phasengedreht
5	Hi-Hat	AKG C451
6	Tom 1	Sennheiser e904
7	Tom 2	Sennheiser e904
8	Floor Tom	Sennheiser e904
9	Overhead Left	AKG C414
10	Overhead Right	AKG C414
11	Bass DI	Radial JDI	Post-Effects
12	Bass Amp Mic	Shure Beta 52A	Vor dem Amp
13	Leadgitarre Amp Mic	Shure SM57	Vor dem Amp
14	Leadgitarre DI (optional)	Radial J48	Falls benötigt
15	Sologitarre Amp Mic	Shure SM57	Vor dem Amp
16	Sologitarre DI (optional)	Radial J48	Falls benötigt
17	Keyboard L	DI-Box	Stereo Links
18	Keyboard R	DI-Box	Stereo Rechts
19	Lead Vocals	Shure Beta 58A	Hauptgesang
20	Backing Vocals Leadgitarre	Shure SM58	Hintergrundgesang
21	Backing Vocals Sologitarre	Shure SM58	Hintergrundgesang
22	Backing Vocals Bass	Shure SM58	Hintergrundgesang
23	Talkback Mic Drums (optional)	Shure SM58	Interne Kommunikation

Gesamtzahl der Inputs: 23 Kanäle

5. Backline-Anforderungen

Schlagzeug:

Drumkit: Hochwertiges 5-teiliges Set (z.B. Yamaha, DW, Tama)
- 1 x Bass Drum (22″)
- 1 x Snare Drum (14″)
- 2 x Toms (12″, 13″)
- 1 x Floor Tom (16″)
Becken: Zildjian oder Sabian
- Hi-Hat (14″)
- Crash Becken (16″, 18″)
- Ride Becken (20″)
Hardware: Robuste Ständer, Hocker, Pedale
Teppich: Drumteppich zur Stabilisierung

Bassgitarre:

Verstärker: Ampeg SVT-Classic Head mit 8×10″ Cabinet oder vergleichbar
Stromversorgung: Ausreichende Steckdosenleiste
Anmerkung: Bassist bringt eigenes Instrument mit

Leadgitarre & Sologitarre:

Verstärker Leadgitarre: Marshall JCM800 mit 4×12″ Cabinet
Verstärker Sologitarre: Fender Twin Reverb oder Vox AC30
Effektgeräte: Ausreichende Stromversorgung für Pedalboards
Anmerkung: Gitarristen bringen eigene Instrumente und Effekte mit

Keyboard:

Instrument: Professionelles Stage Piano oder Synthesizer (z.B. Nord Stage 3)
Ständer: Doppelstrebiger Keyboardständer
Sitzgelegenheit: Keyboardhocker (falls benötigt)
Stromversorgung: Mehrfachsteckdose in unmittelbarer Nähe

6. Bühnentechnik und Ausstattung

Mikrofonständer:
- 4 x Galgenstative für Gitarrenverstärker
- 4 x Gerade Stative für Vocals
- 3 x Stative für Overheads und Hi-Hat
Kabel und Adapter:
- Ausreichend XLR-Kabel in verschiedenen Längen
- Instrumentenkabel (Backup)
Stromversorgung:
- Ausreichend Steckdosen auf der Bühne (230V, Schuko)
- Separate Stromkreise für Audio und Licht (vermeidet Brummschleifen)
Sidefills (optional):
- Zusätzliche Monitore seitlich der Bühne für besseren Bühnensound
Sicherheitsmaßnahmen:
- Kabelbrücken oder Gaffer Tape zur Befestigung von Kabeln
- Rutschfeste Bodenmarkierungen

7. Lichttechnik

Grundbeleuchtung:
- Weißes Frontlicht für klare Ausleuchtung der Musiker
Effektbeleuchtung:
- LED-Scheinwerfer für Farbakzente
- Moving Heads für dynamische Lichteffekte
- Stroboskope und Blinder (sparsam eingesetzt)
Steuerung:
- Programmiertes Lichtpult (z.B. MA Lighting grandMA2)
- Lichttechniker mit Erfahrung in Live-Konzerten
Nebel/Haze:
- Hazer oder Nebelmaschine zur Hervorhebung der Lichteffekte (nur wenn erlaubt und keine Feueralarme ausgelöst werden)

8. Monitoring

Monitorwege:
- Weg 1: Schlagzeuger (In-Ear bevorzugt oder 2 x Wedges)
- Weg 2: Bassist
- Weg 3: Leadgitarrist
- Weg 4: Sologitarrist
- Weg 5 & 6: Keyboarder (Stereo-Mix)
- Weg 7: Lead Vocals
Monitore:
- Hochwertige Bühnenmonitore mit ausreichender Leistung
- Separate Monitor-Mischungen für jeden Musiker
In-Ear-Monitoring (optional):
- Falls verfügbar, bitte angeben und Anzahl der Systeme bereitstellen

9. Stromversorgung

Anforderungen:
- Mindestens 4 getrennte 16A-Stromkreise für Bühne und Backline
- Saubere und stabile Stromversorgung (230V/50Hz)
Absicherung:
- Alle Stromanschlüsse müssen vorschriftsmäßig abgesichert und geerdet sein
Verlängerungskabel:
- Ausreichend Verlängerungskabel und Verteiler
USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) (optional):
- Für empfindliche Geräte (z.B. Digitalpulte, Computer)

10. Sicherheit und Sonstiges

Sicherheitspersonal:
- Zugangskontrolle zu Bühne und Backstage-Bereich
Parkplätze:
- Ausreichend Parkmöglichkeiten für Bandfahrzeuge (Transporter, PKWs)
Merchandising:
- Standfläche im Foyer oder Eingangsbereich
- Tisch und Beleuchtung
Verpflegung:
- Warmes Abendessen für 6 Personen
- Getränke: Wasser, Softdrinks, Kaffee/Tee, Bier
Handtücher:
- Frische Handtücher (pro Musiker mindestens 2 Stück)
WLAN-Zugang:
- Für Band und Crew (falls verfügbar)

11. Ablauf und Zeitplan

Aufbau Backline und Technik: [Zeitpunkt festlegen]
Soundcheck Beginn: [Zeitpunkt festlegen]
Soundcheck Ende: [Zeitpunkt festlegen]
Doors Open (Einlass Publikum): [Zeitpunkt festlegen]
Support Act (falls vorhanden): [Zeitpunkt festlegen]
Hauptact (Band): [Zeitpunkt festlegen]
Abbau: Direkt nach dem Auftritt

12. Zusätzliche Hinweise

Genehmigungen:
- Veranstalter ist verantwortlich für alle notwendigen Genehmigungen (GEMA, Sicherheitsauflagen, etc.)
Notfallkontakte:
- Sanitäter oder Erste-Hilfe-Personal vor Ort (Empfehlung)
Kommunikation:
- Ein Ansprechpartner des Veranstalters sollte jederzeit erreichbar sein
Fotografie und Videoaufnahmen:
- Professionelle Aufnahmen nur nach Absprache
- Kein Blitzlicht während des Auftritts

13. Bestätigung

Bitte senden Sie eine schriftliche Bestätigung, dass alle Punkte dieses Riders erfüllt werden können. Bei Abweichungen oder Unklarheiten setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit dem technischen Leiter in Verbindung.

Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit und einen unvergesslichen Abend!

Kontaktdaten:

Bandname: [Name der Band]
Ansprechpartner: [Name]
Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Adresse: [Anschrift]

Dieser technische Rider ist integraler Bestandteil des Vertrags zwischen der Band und dem Veranstalter. Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform.

Beispielergebnis für ein Konzert

Konzept für ein Konzert mit 2000 Personen in einer geeigneten Halle

Die Organisation eines Konzerts für 2000 Personen erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination verschiedener Elemente. Nachfolgend finden Sie ein umfassendes Konzept, das alle wesentlichen Aspekte abdeckt, um ein erfolgreiches und unvergessliches Konzert zu gestalten.

1. Zielsetzung und Konzeptentwicklung

a) Art des Konzerts:

Musikgenre: Bestimmen Sie das Genre (Rock, Pop, Jazz, Klassik etc.), um die Zielgruppe zu definieren.
Künstler/Band: Auswahl von geeigneten Künstlern, die eine breite Anziehungskraft haben und 2000 Zuschauer begeistern können.
Thema/Motto: Entwicklung eines thematischen Konzepts, das sich im Bühnenbild, der Dekoration und den Marketingmaterialien widerspiegelt.

2. Venue-Auswahl

a) Anforderungen an die Halle:

Kapazität: Mindestkapazität für 2000 Personen, einschließlich Sitz- und Stehplätze.
Technische Ausstattung: Verfügbarkeit oder Möglichkeit zur Installation von professioneller Ton-, Licht- und Bühnentechnik.
Backstage-Bereich: Ausreichend Platz für Künstlergarderoben, Catering und technische Teams.
Zugangsmöglichkeiten: Barrierefreier Zugang für Gäste mit Behinderungen.

b) Standortüberlegungen:

Erreichbarkeit: Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und ausreichende Parkmöglichkeiten.
Infrastruktur: Nähe zu Hotels, Restaurants und anderen Einrichtungen für Gäste, die von außerhalb kommen.

c) Vorschläge für geeignete Hallen:

Stadthalle Nürnberg
Meistersingerhalle Nürnberg
Arena Nürnberger Versicherung

3. Terminplanung

a) Datum und Uhrzeit:

Wochentage: Freitage oder Samstage sind optimal für hohe Besucherzahlen.
Saison: Berücksichtigung von Schulferien, Feiertagen und Konkurrenzveranstaltungen.

b) Zeitplan:

Einlass: 18:00 Uhr
Vorprogramm/Support Act: 19:00 – 19:45 Uhr
Hauptact: 20:15 – 22:30 Uhr
Veranstaltungsende: 23:00 Uhr

4. Künstlerbooking

a) Künstlerauswahl:

Hauptact: Verträge mit renommierten Künstlern/Bands, die eine hohe Anziehungskraft haben.
Vorprogramm: Lokale oder aufstrebende Künstler als Support-Acts.

b) Vertragsverhandlungen:

Gage: Klärung der finanziellen Bedingungen.
Rider: Berücksichtigung technischer und logistische Anforderungen der Künstler.
Exklusivrechte: Vereinbarungen über Vermarktung und Aufnahmen des Konzerts.

5. Technik und Ausstattung

a) Tontechnik:

PA-System: Hochwertiges Sound-System für klaren und kraftvollen Klang.
Mikrofone und Instrumente: Bereitstellung entsprechend der Anforderungen der Künstler.
Monitor-System: Für optimale Bühnenbeschallung der Künstler.

b) Lichttechnik:

Beleuchtungskonzept: Dynamische Lichteffekte passend zur Musik und zum Bühnendesign.
Spezialeffekte: Einsatz von beweglichen Scheinwerfern, Strobo-Lights, Laser etc.

c) Bühnenbau:

Bühnenlayout: Design und Aufbau entsprechend den Anforderungen (Größe, Podeste, Laufstege).
Bühnendekoration: Passend zum Thema/Motto des Konzerts.

d) Videotechnik:

LED-Leinwände: Für Projektionen, Live-Übertragung und Visuals.
Kameras: Mehrere Kameraperspektiven für Live-Mitschnitte.

6. Sicherheit und Genehmigungen

a) Sicherheitskonzept:

Sicherheitsdienst: Professionelles Personal für Einlasskontrollen, Bühnengraben und Patrouillen.
Rettungswege: Klare Kennzeichnung und Freihaltung aller Notausgänge und Fluchtwege.
Erste-Hilfe-Stationen: Medizinisches Personal vor Ort für Notfälle.

b) Genehmigungen:

Veranstaltungsgenehmigung: Einholung bei zuständigen Behörden (Ordnungsamt, Feuerwehr).
GEMA-Anmeldung: Klärung von Musiknutzungsrechten und Gebühren.
Versicherungen: Abschluss von Haftpflicht- und Veranstaltungsausfallversicherungen.

7. Logistik

a) Besuchersteuerung:

Einlassmanagement: Scanner für Tickets, ausreichende Eingänge, Leitsysteme.
Garderobe: Ausreichend Kapazitäten für die Abgabe von Jacken und Taschen.

b) Künstlerbetreuung:

Backstage-Catering: Bereitstellung von Speisen und Getränken gemäß Rider.
Transport: Organisation von Transfers für Künstler und Crew.

c) Catering für Gäste:

Gastronomiestände: Verkauf von Speisen und Getränken.
Zahlungsmöglichkeiten: Bargeld und bargeldlose Optionen (Karten, Mobile Payment).

8. Personalplanung

a) Eventmanagement-Team:

Projektleiter: Gesamtkoordination des Konzerts.
Technische Leitung: Verantwortlich für alle technischen Aspekte.
Künstlerbetreuung: Kontaktperson für Künstler und Management.

b) Veranstaltungsmitarbeiter:

Auf- und Abbauhelfer: Für Bühne, Technik und Dekoration.
Servicekräfte: Für Catering und Gästebetreuung.
Reinigungspersonal: Laufende Säuberung während und nach der Veranstaltung.

9. Marketing und Kommunikation

a) Werbemaßnahmen:

Online-Marketing: Social Media Kampagnen, Anzeigen, Influencer-Kooperationen.
Printmedien: Plakate, Flyer, Anzeigen in Zeitungen und Magazinen.
Radio und TV: Werbespots und Ankündigungen.

b) Pressearbeit:

Pressemitteilungen: Ankündigungen und Informationen für Medienvertreter.
Pressekonferenz: Vorstellung des Konzerts und der Künstler.

c) Ticketing:

Vorverkauf: Kooperation mit Ticketing-Plattformen (Eventim, Ticketmaster).
Preisstrategie: Festlegung von Ticketpreisen, ggf. verschiedene Kategorien (Stehplatz, Sitzplatz, VIP).

10. Budget und Finanzierung

a) Kostenkalkulation:

Fixkosten: Miete der Halle, Gagen der Künstler, Technik, Personal.
Variable Kosten: Marketing, Catering, Sicherheitsdienst.
Reserve: Puffer für unvorhergesehene Ausgaben.

b) Einnahmequellen:

Ticketverkäufe: Hauptquelle der Einnahmen.
Sponsoring: Gewinnung von Sponsoren für finanzielle Unterstützung und Branding.
Merchandising: Verkauf von Artikeln der Künstler oder Konzert-Branding.

11. Nachhaltigkeit

a) Umweltfreundliche Maßnahmen:

Abfallmanagement: Recycling-Stationen, Mülltrennung.
Energieeffizienz: Einsatz energiesparender Technik, LED-Beleuchtung.
Transport: Förderung der Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Shuttle-Services.

12. Zeitlicher Ablauf der Planung

12 Monate vorher:
- Konzeptentwicklung, Künstleranfragen, Hallenbuchung.
9 Monate vorher:
- Vertragsabschlüsse, Beginn der Marketingstrategie.
6 Monate vorher:
- Start des Ticketvorverkaufs, detaillierte Planungen (Technik, Sicherheit).
3 Monate vorher:
- Intensivierung der Werbemaßnahmen, Personalakquise.
1 Monat vorher:
- Finale Abstimmungen, Produktionspläne, Teambriefings.

13. Risiko- und Notfallmanagement

a) Risikobewertung:

Identifikation potenzieller Risiken: Wetter, technische Ausfälle, Sicherheitsvorfälle.
Maßnahmenplanung: Notfallpläne, Backup-Systeme.

b) Versicherungsschutz:

Haftpflichtversicherung: Schutz gegen Schadensersatzansprüche.
Veranstaltungsausfallversicherung: Absicherung gegen unvorhergesehene Ereignisse.

14. Nachbereitung

a) Abbau und Reinigung:

Koordination: Effizienter Rückbau von Bühne und Technik.
Recycling: Umweltgerechte Entsorgung von Materialien.

b) Auswertung:

Finanzielle Abrechnung: Überprüfung von Einnahmen und Ausgaben.
Feedback: Einholen von Rückmeldungen von Künstlern, Personal und Besuchern.
Erfahrungsbericht: Dokumentation für zukünftige Veranstaltungen.

Zusammenfassung

Die erfolgreiche Durchführung eines Konzerts für 2000 Personen erfordert eine ganzheitliche Planung, die alle Aspekte von der Künstlerauswahl über die technische Ausstattung bis hin zur Sicherheit und Vermarktung umfasst. Durch ein engagiertes Team, professionelle Partner und eine klare Struktur kann das Konzert zu einem Highlight für alle Beteiligten werden.

Nächste Schritte:

Festlegung des Musikgenres und der Künstlerauswahl.
Reservierung der gewünschten Halle und Terminfixierung.
Zusammenstellung des Projektteams und Zuweisung von Verantwortlichkeiten.
Ausarbeitung eines detaillierten Budgetplans.
Beginn der Marketing- und Werbemaßnahmen.

Für weitere Unterstützung bei der Umsetzung dieses Konzepts, einschließlich detaillierter Planungen und Empfehlungen zu Dienstleistern, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.