Möglichkeiten für Aktionärsfragen

• Mikrofone im Saal:

  • Mobile Funkmikrofone, die von Saalpersonal zu fragenden Aktionären gebracht werden
  • Gekennzeichnete Fragezonen mit fest installierten Mikrofonen

• Schriftliche Fragen:

  • Bereitstellung von Karten oder Formularen zur schriftlichen Fragestellung
  • Sammlung und Weiterleitung an den Versammlungsleiter

• Elektronische Fragen:

  • Nutzung einer App oder eines Systems, über das Aktionäre Fragen einreichen können
  • Anzeige der Fragen auf einem Bildschirm zur Beantwortung

• Ablauf:

  • Organisation der Fragerunden nach Themenbereichen
  • Zeitbegrenzung pro Frage, um möglichst vielen Aktionären die Möglichkeit zu geben
  • Hinweis auf respektvollen Umgang und Relevanz der Fragen

Übliche Tagesordnung für eine Hauptversammlung

1. Eröffnung der Versammlung

   • Begrüßung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden
   • Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Beschlussfähigkeit
   • Wahl des Versammlungsleiters (falls nicht durch Satzung bestimmt)

2. Berichte

   • Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Konzernabschlusses
   • Bericht des Vorstands über das abgelaufene Geschäftsjahr
   • Bericht des Aufsichtsrats
   • Bericht des Abschlussprüfers

3. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

   • Vorschlag zur Gewinnverwendung (z.B. Dividendenausschüttung)

4. Entlastung des Vorstands

   • Einzel- oder Gesamtentlastung der Vorstandsmitglieder

5. Entlastung des Aufsichtsrats

   • Einzel- oder Gesamtentlastung der Aufsichtsratsmitglieder

6. Wahl des Abschlussprüfers

   • Vorschlag des Aufsichtsrats zur Wahl des Prüfers für das laufende Geschäftsjahr

7. Wahlen zum Aufsichtsrat (falls erforderlich)

   • Neuwahl oder Wiederwahl von Aufsichtsratsmitgliedern

8. Beschlussfassung über Satzungsänderungen

   • Anpassungen von Unternehmenszwecken, Kapitalmaßnahmen oder anderen satzungsgemäßen Bestimmungen

9. Beschlussfassung über sonstige Anträge

   • Anträge von Aktionären oder Vorstand zu spezifischen Themen

10. Anfragen und Verschiedenes

    • Beantwortung weiterer Fragen der Aktionäre
    • Informationen über zukünftige Projekte und Strategien

Weitere wichtige Punkte

Einladung und Dokumente

• Fristgerechte Einladung gemäß Aktiengesetz (mindestens 30 Tage vor der HV)
• Veröffentlichung im Bundesanzeiger und auf der Unternehmenswebsite
• Bereitstellung aller relevanten Dokumente für Aktionäre (Geschäftsbericht, Tagesordnung, Anträge)

Anmeldung und Zugang

• Anmeldeverfahren für Aktionäre zur Teilnahme (Nachweis des Anteilsbesitzes)
• Registrierung am Veranstaltungstag mit Identitätsprüfung
• Stimmkarten und Abstimmungsgeräte werden ausgegeben

Compliance und Rechtliches

• Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften des Aktiengesetzes und weiterer relevanter Gesetze
• Protokollführung der Versammlung (ggf. notariell beglaubigt)
• Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO

Barrierefreiheit und Inklusion

• Zugänglichkeit der Location für alle Aktionäre
• Dolmetscher für Gebärdensprache (falls notwendig)
• Unterstützung für sehbehinderte Personen (z.B. Materialien in Braille-Schrift)

Nächste Schritte

1. Auswahl und Buchung der Location

   • Verfügbarkeit prüfen und Verträge abschließen
   • Raumaufteilung und technische Ausstattung klären

2. Dienstleister beauftragen

   • Catering-Unternehmen für Verpflegung
   • Technikfirmen für Audio, Video und Licht
   • Sicherheitsdienst für Zugangskontrollen und Sicherheit

3. Erstellung der Einladungen

   • Inhaltliche Ausarbeitung der Tagesordnung
   • Rechtliche Prüfung und Freigabe
   • Versand an Aktionäre und Veröffentlichung

4. Planung der Technik und des Ablaufs

   • Detailabsprachen mit Technikdienstleistern
   • Erstellung von Ablaufplänen und Regieanweisungen
   • Proben und Tests der technischen Systeme

5. Personalplanung

   • Schulung des Saalpersonals und der Servicekräfte
   • Einweisung in Abläufe und Kommunikationswege

6. Kommunikation

   • Information der Aktionäre über besondere Maßnahmen (z.B. Hygienekonzepte)
   • Betreuung von Aktionärsanfragen im Vorfeld

7. Nachbereitung

   • Protokollierung der Beschlüsse und Veröffentlichung
   • Feedback einholen und auswerten
   • Archivierung aller relevanten Unterlage

Fazit

Die Planung einer Hauptversammlung mit 4000 Aktionären erfordert eine sorgfältige Organisation und Koordination. Mit diesem Konzept wird sichergestellt, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und die Aktionäre umfassend informiert und eingebunden sind. Eine geeignete Location, professionelles Personal und moderne Technik tragen zu einem erfolgreichen Ablauf bei.